Resolução SE 65, de 9-11-2018
Dispõe sobre o uso de e-mail institucional,
no âmbito da Secretaria da Educação, e dá providências correlatas
O Secretário da Educação, à vista do
que lhe representou a Assessoria Técnica de Gabinete e considerando:
- a necessária
racionalização do sistema de comunicação entre os servidores que compõem os
quadros de pessoal desta Secretaria;
- a desburocratização
dos procedimentos que devem embasar a comunicação interna, para agilização, em
especial, das informações solicitadas e prestadas no âmbito da Pasta, nos
níveis central, regional e local;
- a regulamentação
do envio e recebimento de e-mails, visando a contribuir com a eficácia e a
eficiência de todo o processo, para a melhoria da gestão administrativa;
- as implicações
jurídicas decorrentes da composição, do envio e do recebimento de e-mails
institucionais, uma vez que envolvem o remetente, o destinatário e a própria
Secretaria;
- a importância
do estabelecimento de normas e procedimentos claros, amplamente divulgados
entre os envolvidos sobre as possibilidades e as vedações relativas ao e-mail
institucional;
- o estabelecimento
de penalidades para abusos dos agentes públicos com o objetivo de evitar o uso
pelos agentes públicos para fins particulares, com abuso de direito ou violação
à imagem da Secretaria de Educação;
Resolve:
Artigo 1º - Fica disciplinado, nos
termos da presente resolução, o uso de e-mail institucional, no âmbito desta
Secretaria, com a finalidade de imprimir maior agilidade ao sistema de comunicação
interna entre os servidores.
Artigo 2º - A Coordenadoria de
Informação, Monitoramento e Avaliação Educacional - Cima deverá elaborar
proposta, com parâmetros e especificidades claros e precisos, consubstanciada
em manual de uso de e-mail institucional pelos servidores que integram os
quadros de pessoal da Pasta.
§ 1º - Além dos servidores integrantes
dos quadros de pessoal da Secretaria da Educação (QSE, QM e QAE), ficam também
abrangidos por esta resolução os alunos do ensino fundamental e médio das
escolas públicas estaduais.
§ 2º - Os e-mails considerados
institucionais são as contas de domínio abaixo:
1. ‘@educacao.sp.gov.br’;
2.
‘@professor.educacao.sp.gov.br’;
3. ‘@aluno.educacao.sp.gov.br’.
§ 3º - O acompanhamento da execução da
proposta definida a que se refere o caput deste artigo deverá ser realizado por
meio da CIMA referente aos órgãos centrais da SE.
§ 4º - No âmbito de cada Diretoria de
Ensino, caberá ao Núcleo de Informações Educacionais e Tecnologia - NIT
realizar o acompanhamento da execução da proposta.
Artigo 3º - A proposta deverá
contemplar os seguintes itens:
I - a criação
e manutenção de caixas postais (contas) individuais para os usuários e o seu
desligamento, quando for o caso, para a exclusão definitiva de sua conta;
II - a sistemática/política
de reenvio de senha;
III - a exclusão da caixa postal/conta
do usuário, quando de sua exoneração, aposentadoria, afastamento da SE etc;
IV - o armazenamento,
incluindo a respectiva capacidade de dados das contas de e-mail dos servidores;
V - a permissão
para envio e recebimento de mensagens, consideradas as habilitações total e
parcial do usuário, incluindo-se a vedação e bloqueio de e-mails que se
pretenda enviar em massa sem a devida autorização do setor responsável pelo
gerenciamento de grupos;
VI - a criação
de contas de grupo de usuários, para facilitar a divulgação de informações para
vários destinatários;
VII - as vedações aos acessos não
autorizados;
VIII - os procedimentos para uso
correto do e-mail;
IX - os itens
essenciais que devam constar dos e-mails enviados;
X - o domínio
e propriedade dos e-mails;
XI - os mecanismos de autenticação,
registro de atividades e monitoramento que determinem a titularidade de todos
os acessos ao Correio Eletrônico Corporativo e envio de mensagens por seus
usuários, com o objetivo de proteção à Segurança da Informação da SE;
XII - a definição dos termos técnicos
adotados: conta, internet, spam, criptografia; usuário, vírus, domínio, etc.;
XIII - as restrições ao uso de
e-mail pessoal em serviço.
XIV - as proibições/vedações ao uso do
e-mail corporativo no ambiente de trabalho nas situações de:
a) envio de mensagens não
autorizadas, divulgando informações sigilosas e/ou de propriedade da SE;
b) envio, armazenamento e manuseio de
material que caracterizem promoção, divulgação, incentivo ou prática de atos
ilícitos, lesivos aos direitos e interesses do órgão ou de terceiros; difamação
ou qualquer tipo de assédio; material obsceno; prática de qualquer tipo de
discriminação ou preconceito de raça, cor, etnia, religião, procedência
nacional ou sexo; distribuição de qualquer material que configure violação de
direito autoral, garantido por lei, e uso para atividades com fins comerciais;
c) envio de mensagens com a finalidade
de danificar, inutilizar, sobrecarregar ou deteriorar os recursos tecnológicos
de hardware e software, bem como os documentos e arquivos de qualquer tipo;
d) envio de mensagens do tipo
“corrente” e/ou spam;
e) mensagens de e-mail, com intuito de
disfarçar ou tentar disfarçar sua identidade e/ou conteúdo original;
f) envio intencional de mensagens
que contenham vírus eletrônico ou qualquer forma de rotinas de programação de
computador, prejudiciais ou danosas;
g) envio de mensagens que contenham
arquivos que representem risco à segurança da informação de acordo com os
critérios estabelecidos e divulgados;
h) utilização de listas e/ou
catálogos de endereços da SE ou de qualquer órgão, sem a devida permissão do
respectivo responsável para distribuição de mensagens que não sejam de estrito
interesse funcional;
i) envio de propagandas com
objetivos comerciais;
j) envio de material de natureza
político-partidária, para promover a eleição de candidatos a cargos públicos
eletivos, de clubes, associações e sindicatos;
k) envio de músicas, vídeos,
textos, figuras, imagens, animações ou arquivos de qualquer natureza, que não
sejam de interesse específico do trabalho;
l) reenvio de mensagens de propriedade
da SE para caixa postal/conta de uso pessoal do usuário;
m) cadastro e/ou uso do e-mail
corporativo em redes sociais, sites de entretenimento de qualquer natureza,
sites de apostas, sites de promoções de qualquer natureza, sites de compras de
qualquer natureza, ou qualquer outro similar que não esteja relacionado a
atuação institucional, com exceção dos casos autorizados para uso de divulgação
das atividades institucionais.
XV - penas disciplinares,
quando da transgressão às normas de uso correto do e-mail.
Parágrafo único - Casos omissos e
providências correlatas poderão ser contemplados na proposta em questão.
Artigo 4º - A proposta, a que se refere
os artigos anteriores desta resolução, deverá será apresentada ao titular da
Pasta no prazo de 60 dias, contados a partir da data de sua publicação.
Parágrafo único - O Manual de uso do e-mail institucional será disponibilizado
a todos os interessados na internet, após a sua aprovação.
Artigo 5º - Esta Resolução entra em
vigor na data de sua publicação.